Что такое Документооборот

Документооборот

Документы бывают необходимой единицей практически любой работы в организации или в школе. Чем сложней объем работ тем больше документов. От качественной организации документооборота проявляется многое. Что означает Документооборот. Документооборот определяет в себя все операции происходящие в жизни документа: составление, разработка, оформление, передача, и поиск в хранилище и удаление.

Что такое Документооборот

Определение Документооборот по определению ГОСТ: Документооборот это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (Источник: ГОСТ Р 51141-98: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ).

Главные определения и сложные моменты документооборота в компании или на предприятии

• Официальность и законная значимость - неотъемлемая часть электронного документооборота
• Документы можно разделить на оригиналы и копии. Бывают случаи что к рассмотрению принимают только документы оригиналы. Что бы копия имела юридическую значимость её нужно заверить у нотариуса.
• Документы бывают первичные (кассовый ордер, накладная, справка, акт и т.п.) и вторичные. Первичный документ это первый свидетель произошедших фактов и подтверждает законную силу прошедшей сделки. Он устанавливает ответственность всех исполнителей за выполненные ими хозяйственные операции.
• Когда в организации большой документооборот (большой объем документов), то сразу встает вопрос о грамотном хранении документов и о постановке хранилища документов.
• При смене адреса офиса, или других не предсказуемых ситуаций многие документы могут пропасть или прийти в непригодный вид. При грамотной организации документооборота эти ситуации можно минимизировать.
• При не грамотной постановке документооборота или поиска документов, зачастую трудно и не сразу найти нужный документ в архиве документов или сделать подборку на тему из архива документов.

С внедрением электронного документооборота, получится минимизировать риски потерь или порчи документов, ускорить подписание и транспортировку документов, сильно уменьшить расходы на хранение документов.