Электронный Документооборот

Документооборот определяет все события произошедшие в жизненном цикле документа: составление, разработка, передача, обработка, подписание, а так же хранение в хранилище и утилизация. Значит Электронный Документооборот способен выполнять все похожие функции, только в электронном виде, включая законную значимость документов.

Что такое Электронный Документооборот

Сейчас большинство документов уже существуют в электронном виде. Под электронным образом документа понимается файл некоторого формата, который можно создать, прочитать или распечатать с помощью определенной программы (PDF, DOC, ODT, TXT, JPG, PNG). Электронный Документооборот оперирует документами в электронном виде. Взамен обычной подписи используется цифровая подпись документа.

Понятие Электронный Документооборот

Термин Электронный Документооборот включает в себя переход от бумажных документов с ручными подписями к их электронным копиям. Документы на бумаге вытесняются электронными аналогими и юридически значимыми документами. А обычная подпись, переходит в электронную (цифровую) подпись. Нынешнее законодательство позволяет использовать электронные документы вместо бумажных. А электронные документы с электронной подписью имеют такую же законную значимость так же как бумажные эквиваленты.

Система электронного документооборота / Система управления электронным документооборотом

Хранение документов в электронном варианте является лишь начальным шагом к электронному документообороту. Затем нужно установить систему управления для передачи документов, подписания, подборки, хранения и других методов. Для этих целей нужно использовать оператора или систему управления электронным документооборотом (СЭД или СУЭД). Подобная система берет на себя все функции по управлению цифровыми документами. Система управления электронным документооборотом бывает локальной - управлять и подписывать только в локальной сети фирмы. Но это накладывает некоторые ограничения, например, запрещено обменять документы другим предприятиям или филиалам вне сети. Гораздо выгоднее использовать онлайн систему электронного документооборота. Такой метод разрешит работать напрямую со всеми партнерами и филиалами, присоединенными к системе. Онлайн сервис Межкорпоративного Электронного Документооборота eSign-Pro - позволяет попробовать все сильные стороны электронного документооборота для ускорения сделок подписания, доставки и поиска многосторонних электронных документов, циркулирующих между организациями для их бизнес линии сделок.

Установка электронного документооборота

Документы являются рутиной частью всех деловых сделок происходящих в офисе или другой структуре. Количество бумаг всегда растет и всегда появляется сильная необходимость в правильном постановке документооборота. Переход на электронный документооборот помогает упростить сделки с документами и задержаться на более важных целях. Все это быстро переделает дело простым и успешным.

Электронный документооборот в офисе или на предприятии

Что повлечет Электронный документооборот на предприятии или в офисе? По оценкам аналитиков около 80% бизнес информации на предприятии занимают документы. А цифровой документооборот сделает работу с бумагами лучше, грамотней и быстрее. Пропадут проблемы пересылки и доставки бумаг, почтовых доставок, складирования громадного количества бумаг, нахождения или перебора бумаг в архиве и многое другое.

Защита электронного документооборота

Современный цифровой документооборот складывается на современных способах и включает в себя специальные системы защиты и шифрования. С помощью цифровой подписи и сложных функций, получается проверить подлинность электронного документа. При малейшем изменении в документе, цифровая подпись определяется не не подлинной, так как она рассчитывается при помощи хэш методов для оригинального документа. Главную значимость в защите электронного документооборота составляет способ хранения документов, организация архива и резервных копий.